存货管理点滴

2019年02月25日 公司新闻 436 views

存货存在于资产负债表中,其出入库情况直接影响利润表的成本金额,存货清,则成本清,它的管理基础为生产流程管理、细节管理。不同行业管理差异大。

原则上要把存货视同现金来管理,把握好度,既满足月度生产需要,避免备料不足带来的延长生产风险,也要避免存货积压、呆滞、报废风险。产销衔接的质量、生产计划下达的合理性、对供应商送货的链条管理、生产批次特征(比如制造业是大批量少批次还是小批量多批次、化工行业是分反应釜按工艺路线投料等)都直接关系仓管人员的工作量、备料时间、物资管理的复杂程度等,这里工作时间是衡量管理先进程度的重要标准。

为认识到它的重要性,我们做个假设:在一个秩序混乱的仓库里,不同数目的屋子零件分散在仓库各处,拣货人员不得不借助最新的存货位置记录确定存货的具体位置,可能这还不只是时间的问题,因为即使找到了这个货柜,也要花力气去查证这个货柜到底装的是什么,出货效率低下。如果是专门做转运仓的公司,没有仓储管理意识,很可能就是事多人累钱难赚。此前听过类似公司,存货管理人员培训不到位、意识不够、老板都到仓库里加班排兵布阵,亏损了也撑着做。可见存货管理的好坏直接影响运营效率。

存货要以链条的视角看,前端沟通研发、采购,后段链接生产、销售。关注加速公司内部信息流动、保持合适安全库存、避免程序繁琐带来的时间延误等。下面从采购、收货、存储环节及日常存货管理这一链条来谈谈个人的看法,不求完善。

1)采购环节:

考虑选择临近供应商订货、固定采购取消日常采购审批程序、签框架协议或月结、备件方面避免使用价格高昂或难以购买的部件,通用化备件以降低管理难度,减少产品设计变化对预购物资的影响、基于物质需求计划进行采购,建立明确的需求系统,避免频繁变更采购需求造成采购沟通成本增加及系统单据回溯修正;部分智慧系统基于以销定产已经实现直接链接客户的存货计划系统,客户订单需求通过MES系统拆解后,比对实际库存,把缺料及采购需求直接上传上游供应商,或者比对未结订单与当前需求,锁定短期(如6+6、月度、半月度)生产计划,安排小批量订货,这里要注意最低起订量实际是可以谈判的,要扩大筛选范围,以区域为准或质量为准,构建良好的合作关系,甚至考虑引入战略供应商,互利双赢。部分原料考虑单一供应商的优势,管理完善的企业可以考虑供应商评级系统,订货方式上考虑据实际情况选取分小批量订货、滚动采购、即时采购等,安排分批/分阶段交货、内部压缩向供应商下单所需时间,这里除了系统还需要采购部门的积极配合,因为所有的变动都会对经理的职责范围产生影响,必要时需要高层经理的干预。也要考虑质检环节和财务应付账款处理程序。

2)收货环节:

3)存储环节:关注区位排布、库位编码、存货编码等。细节较多。

3.1)储存货物时执行ABC分类法。首先需要确认存货种类,大型体积的存货、小的零部件、贵重物品、需要特殊储存的物品,不同的类别存储位置、管理方法不同。

给A类物资分配长期固定的存储位置,这样就可以给每个货位、货柜打上明显的标签,表明这个货柜永远存储着某种物资,拣货时只要牢记这点,就能迅速地从A类物资区取出所需物资。如果考虑使用无线电终端设备来引导他们的工作,那么A类物资所在的货柜位置也应该被输入物资文档中,这样即使得系统可以准确地告知仓库人员,应该把特定的货物储存在哪个位置。但并不意味着每种具体物资都会分配一个存储位置,因为很多飞料或不常见的物料无需占用存储空间。它们应该使用更节省空间的随机储存方法,这样既可高效拣货,也可提高存储效率。

备注:ABC可以按交易量占总交易规模的比重及交易次数占总次数的比重考虑。也可以按贵重程度考虑。

3.2)定位、编码、存放等细节管理:

解决定位的问题:

根据存货体积和捡取率采用不同的储存机制,这里要考虑存货的移动次数。使用率较高的存货应该被储存在主要的捡货区,而其他使用率低的存货放在靠出口移动通道远的位置。同样,交易量小的零部件放在货柜或者储藏抽屉里,而价值高的物资放在容易拣货的腰际位置。

其次解决定位编号问题,

确保每个位置都有编码。这里要提前考虑到库房扩大可能给设定编号带来的影响。例如,公司可能会在通道A的一边添加一些货架,要考虑在A前增设一个字母以便应对这种情况;如果预料到存货处理过程中要输入这些编号,就要考虑在每个位置编码旁边放置一个大的条形码,以便扫描一起可以扫描输入这些位置编码;打个比方,可以考虑沿着通道,从左到右按数字顺序给货架编号。这样左边第一个货架的号码是1,右边第一个货架是2,左边第二个货架是3,依次类推。由于工作人员拣货时经常按着货架编号从小到大取货,以符合拣货报告的分类要求,按照这种方法编号,工作人员就可以从通道的两边拣货,知道编号最高的货架,同时给每个仓位货架的第几层设定一个唯一的位置编码,可以确保在仓管休假时新员工可及时找到某种物料、日常减少物料查找时间、在企业达到一定规模后提高管理效率。这样就减少了拣货时间。

编码方法上,每个企业不同,可以自行选择,举个栗子:一个字母代表仓库的每条通道,用一个数字代表某条通道的某个货架,然后用字母代表货架的第几层。打个比方,左边起第五条通道第二个货架第三层的编码是E-2-C。要确保每个存储位置都设定一个编码。

第三,存储位置排布上:

备品备件类确保使用最少的货柜或货架集中存放同种货物,并尽可能让这几个货柜挨在一起。可以让仓管打印出按部件编号分类的货物清单并据此定期检查货柜的集中使用情况,该清单上也表明了货物存储未知的编码,然后仓管可以重新安排仓位,讲同种货物放在临近的库位,并力求所用货柜数目最小。当然,也可以考虑按货物种类安排存储布局,这样同类货物至少储存在同一过道旁。在为特定货物重新设计货架高度,以达到出货量最高的目的时,这个方法同样有用,主要是生产部门考虑的问题。最后要关注特殊情况,确保给量大的屋子分配固定的存储位置;为重要客户,分配一个单独的存储区,以留住大客户。

4)存货日常管理

则考虑制度完善、单据合规。

那么什么是制度完善呢?制度离不开单据,制单是财务的基础能力。单据合规且按规定签核流转存档才算制度落地。也是审计内控稽查的重点和财务入账的依据。

如果聚焦到行业,每个行业有它的特殊性:

化工行业的存货可分为原料、辅料、其他材料、备品备件、包装材料、中间品、产成品等类别,管理重点在于数据的完整准确、盘点的流畅、损耗及变质的控制等。

2)其他材料如包装物,包装桶等,要看量,量大的话,财务可以考虑单设类别分开核算,不大就并入其他材料核算。

3)备品备件类就要分贵重物品(仪器仪表、五金件、油漆等)、常用物品(管材类、机器部件)、劳保用品等类别,抓重点,分类别管理。做好钥匙保管、平日里收发存领都做到日清,那么一般按ERP或维护的excel表格输出就ok了,心态要好,不要一看东西多了就沉不下来,正是因为东西多,才要更考虑完善、定期自查,才能体现仓管的价值。其次这类物资品类较多,放置时要注意技巧,比如法兰一叠固定10个,国内的固定放在哪里,国外的固定放在哪里,那么每月盘点时复杂度就降下来了,半年全盘也是必需的。所以盘点也是要会思考。

总之,我眼中的存货的管理,主要是仓管部门做好仓库布局、收发存领退的单据,财务部门接受报表、通过分析报表发现可能的问题点,减少呆滞报废超期,减少损耗变质,确保定期盘点的准确性,对于账实差异推动业务部门发现管理中存在的漏洞。是个基础工作,要做好需要耐心、需要踏实。这是我的理解,希望对你有帮助。

———————————————————仅为个人观点,感谢您的阅读。感谢曾指导过我的朋友、领导。

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